نظم و دسته‌بندی در هر کاری لازم است. برنامه زونکن امکانات زیادی برای دسته‌بندی فایلها به مشاوران املاک ارائه می‌کند و نقش‌برجسته‌ای در عملکرد مشاوران املاک دارد. اگر صاحب بنگاه املاک یا مشاور املاک هستید و نمی‌دانید چطور فایل‌هایتان را دسته‌بندی کنید، این مطلب می‌تواند ایده‌های خوبی به شما بدهد.
در ادامه این مطلب کاربردی‌ترین ایده‌ها را برای دسته‌بندی فایل به شما ارائه می‌کنیم. استفاده از این روش‌ها تا حد بسیاری عملکرد بنگاه املاک شما را بهبود خواهد داد.
آنچه در این مطلب می‌خوانید
- امکانات برنامه زونکن برای دسته بندی فایلها
- دسته‌بندی بر اساس نوع معامله
- دسته‌بندی بر اساس نوع ملک
- دسته‌بندی به روش ملکی متقاضی
- دسته‌بندی به روش برای هر مشاور، یک کمد
- دسته‌بندی بر اساس نام خیابان
- دسته‌بندی بر اساس مشخصه ملک
- دسته‌بندی بر اساس معیارهای دیگر
- لیست آموزش‌های مرتبط با این مطلب
امکانات برنامه زونکن برای دسته بندی فایلها
کمد: اولین ویژگی برای دسته‌بندی کمدها هستند، کمدها محلی برای نگهداری زونکن‌ها هستند.
زونکن: زونکن‌ها فایلها را در دل خود دارند و دو مدل زونکن داریم؛ زونکن پیش‌فرض (در برنامه وجود دارند)، زونکن شخصی‌سازی‌شده (زونکن‌هایی که می‌توانید خودتان بسازید)
برچسب: اگر قصد دارید فایل‌هایتان را با چیزی به‌غیراز پارامترهایی که در صفحه ثبت فایل هست دسته‌بندی کنید، از برچسب استفاده کنید.
بایگانی: بعد از اتمام کار با یک فایل می‌توانید آن را به زونکن‌های بایگانی هدایت کنید.
مرتب‌سازی در زونکن: ابزاری برای مرتب‌سازی فایل‌های یک زونکن بر اساس پارامتر دلخواه.
سنجاق فایل: می‌توانید مهم‌ترین فایل‌های هر زونکن را سنجاق کنید تا راحت‌تر به آنها دسترسی داشته باشید.
دسته‌بندی بر اساس نوع معامله
در این روش شما باید حداقل ۹ زونکن بسازید؛ ۴ تا برای زونکن‌های ملکی: فروش، اجاره، مشارکت، پیش‌فروش
۴ تا برای زونکن‌های متقاضی: متقاضی خرید، متقاضی اجاره، متقاضی مشارکت و متقاضی پیش‌خرید
یک کمد هم به نام بایگانی نام‌گذاری شود و تمام زونکن‌های بایگانی را به آن اضافه کنید.
نکته: می‌توانید برای هر کمد، یک کمد مختص بایگانی بسازید؛ یعنی برای کمد اجاره، یک کمد بایگانی اجاره نیز بسازید. البته این روش را پیشنهاد نمی‌کنیم چون ممکن است شما را دچار سردرگمی کند همچنین معمولاً کمتر به فایل‌های بایگانی مراجعه می‌شود بنابراین اگر همه آنها فقط در یک کمد باشند مشکلی ایجاد نخواهد کرد.
دسته‌بندی بر اساس نوع ملک
در این روش می‌توانید زونکن‌ها را بر اساس نوع ملک تقسیم‌بندی کنید. این روش به آن دسته از بنگاه‌هایی پیشنهاد می‌کنیم که در یک منطقه خاص فعالیت می‌کنند. در این شیوه شما حداقل به ۱۰ کمد نیاز دارید: آپارتمان، ویلا، خانه حیاط‌دار، زمین، دفتر کار، مغازه، مستغلات، کلنگی، انبار و یک کمد مخصوص زونکن‌های بایگانی
زونکن‌های مربوط به هر نوع ملک را در کمد مخصوص به آن قرار دهید و تمام زونکن‌های بایگانی را به کمد بایگانی اضافه کنید.
دسته‌بندی به روش ملکی متقاضی
اگر تعداد فایل‌های بنگاه شما کم است این روش برای شما مناسب است. در این روش به سه تا کمد نیاز داریم: کمد ملکی، متقاضی و بایگانی.
تمام زونکن‌های ملکی در کمد ملکی و تمام زونکن‌های متقاضی در کمد متقاضی قرار می‌گیرند و تمامی زونکن‌های بایگانی را به کمد بایگانی اضافه می‌کنیم.
نکته: توجه داشته باشید که این روش برای بنگاه‌های املاک بزرگ که تعداد فایل‌هایشان به بالای ۵۰۰ تا می‌رسد مناسب نیست.
حرف مهم: اینکه تعداد فایل‌های بنگاه املاک کم باشد دلیل بر ضعف آن بنگاه نیست، ممکن است یک بنگاه بخواهد فقط روی یک نوع ملک (مانند املاک لاکچری) کار کند یا اینکه فقط به یک دسته از مشتریان خدمات ارائه کند که در این صورت تعداد فایل‌های این بنگاه کم می‌شود اما کیفیت فایلها افزایش می‌یابد.
یک کمد برای یک مشاور
اگر در بنگاه املاکتان چند مشاور دارید می‌توانید برای هرکدام از آنها یک کمد اختصاص بدهید.
در این روش باید به تعداد مشاورانتان کمد بسازید و هر کمد را به نام یکی از آنها نام‌گذاری کنید. بعد از آن باید زونکن‌های شخصی را برای هر مشاور بسازید. به این صورت که از قسمت ساخت زونکن جدید، در پارامتر سوم، کاربران بنگاه من را انتخاب می‌کنید و کاربر موردنظرتان را انتخاب می‌کنید.
مثلاً نام کاربر من باقر محمدی است، من یک کمد به نام باقر محمدی می‌سازم. بعد از طریق قسمت ساخت زونکن جدید، زونکن هارا برای باقر محمدی می‌سازم. تمام فایل‌هایی که کاربر باقر محمدی بسازد به این زونکن‌ها و کمد خودش اضافه می‌شوند.
همچنین می‌توانید از طریق قسمت قابلیت دسترسی کاربران، هر کمد را برای دیگر کاربران غیرقابل‌نمایش کنید.
دسته‌بندی بر اساس نام خیابان
اگر بنگاه املاک شما در چندین منطقه فعالیت دارد بهتر است زونکن‌های مربوط به هر منطقه را در کمدهای جدا قرار بدهید؛
مثلاً خیابان‌های الهیه، مجیدیه، محمدیه، عصمتیه تحت فعالیت شما هستند.
حالا شما ۴ کمد اصلی + یک کمد بایگانی می‌سازید، نام کمدهای اصلی می‌شود الهیه، مجیدیه، محمدیه و عصمتیه و زونکن‌های مربوط به فایل‌های هر خیابان را در کمد مربوطه قرار بدهید و یک کمد را مخصوص بایگانی بگذارید.
برای اینکه بتوانید بر اساس خیابان تقسیم‌بندی کنید لازم است تا زونکن شخصی بسازید و پارامتر سوم آنها را نام خیابان انتخاب کنید.
دسته‌بندی بر اساس مشخصۀ ملک
اگر بنگاه املاک شما به‌صورت تخصصی روی املاک خاصی مانند دسته‌بندی‌های لاکچری، پنت هاوس، برج باغ و… کار می‌کند و شما قصد دارید زونکن‌ها را بر اساس مشخصه ملک دسته‌بندی کنید، این روش مناسب شماست.
در این روش شما حداقل به ۷ کمد نیاز دارید؛ پنت هاوس، دوبلکس، فول‌امکانات، لاکچری، برج باغ، بازسازی شده و کمد بایگانی.
بعد از آن می‌توانید از قسمت ساخت زونکن جدید زونکن‌ها را بر اساس مشخصه ملک بسازید و آنها را به کمد موردنظر اضافه کنید.
مثلاً یک کمد می‌سازیم و نام آن را لاکچری می‌گذاریم، بعد از قسمت ساخت زونکن جدید، پارامتر سوم را مشخصه ملک انتخاب می‌کنیم و لاکچری را انتخاب می‌کنیم، مثلاً زونکن اجاره آپارتمان لاکچری، فروش آپارتمان لاکچری و…
حالا این زونکن‌ها را به کمد لاکچری اضافه می‌کنیم و همین کار را برای دیگر کمدها انجام می‌دهیم. در آخر یک کمد را مخصوص زونکن‌های بایگانی قرار می‌دهیم.
دسته‌بندی بر اساس معیارهای دیگر
می‌توانید زونکن‌ها را بر اساس هر معیاری که دوست داشتید در کمدها دسته‌بندی کنید. مثلاً بر اساس متراژ، مبلغ رهن یا اجاره، موقعیت ملک و…
همچنین اگر قصد داشتید زونکن‌ها را با چیزی غیر از موارد موجود دسته‌بندی کنید می‌توانید از برچسب استفاده کنید؛ مثلاً می‌خواهیم زونکن‌ها را بر اساس ماهی که فایل‌های آن ثبت شده‌اند دسته‌بندی کنیم. در زونکن چنین امکانی وجود ندارد اما می‌توانیم به نام هر ماه چند برچسب بسازیم، بعد در زمان ثبت فایل آن برچسب را روی فایل بچسبانیم، بعد از آن زونکن‌هایی را بر اساس هر ماه بسازیم و آنها را به کمد آن ماه اضافه کنیم.
نکته مهم: همچنین می‌توانید در هرکدام از روش‌ها از ابزارهایی مانند سنجاق کردن یا مرتب کردن فایلها استفاده کنید تا در هر زونکن دسترسی بهتری به فایلتان داشته باشید.
در این مطلب چند ایده خوب برای دسته‌بندی فایلها در برنامه زونکن به شما ارائه کردیم، استفاده از این روش‌ها به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید بهترین عملکرد را از برنامه بگیرید و دسترسی ساده‌تر و سریع‌تری به فایل‌هایتان داشته باشید. توجه داشته باشید که این روش‌ها وحی منزل نیست و شما می‌توانید باتوجه‌به خلاقیت خودتان این شیوه‌ها را بهبود بخشید یا از چند روش استفاده کنید.
بر اساس تجربه‌ای که در برنامه زونکن داشتیم، به این نتیجه رسیده‌ایم که یک مشاور حرفه‌ای املاک، فایل‌هایش را به‌خوبی دسته‌بندی می‌کند.
لیست آموزش‌های مرتبط با این مطلب
آموزش «ثبت، ویرایش، حذف و بایگانی فایل ها» در زونکن
آموزش ساخت کمد و زونکن + افزودن زونکن ها به کمد
آموزش روش‌های «جستجوی فایل» در برنامه زونکن
آموزش «انتخاب، کپی و سنجاق کردن فایلها» در زونکن